Come implementare l’intelligenza artificiale in azienda? In due tempi: prima scrivi come lavori, poi automatizzi. Quasi tutti fanno il contrario, comprano lo strumento e sperano che sistemi il caos da solo. Noi in agenzia stiamo affidando all’intelligenza artificiale tutto quello che si può affidare, e qui ti racconto l’ordine in cui l’abbiamo fatto.
Perché nel 2026 non è più una scelta
In Italia le imprese con almeno 10 addetti che usano l’intelligenza artificiale sono passate dall’8,2% del 2024 al 16,4% del 2025. Tra le piccole e medie sono il 15,7%, tra le grandi più della metà [1]. Quasi il 60% di chi non la usa dice che manca chi la sappia usare [1].
Il motivo per muoversi adesso è il prezzo. Prendi un esempio: tu e un concorrente vendete lo stesso servizio a 1.000 euro. Lui ha un sistema che fa gran parte del lavoro da solo e per consegnarlo spende un quarto di quello che spendi tu. Può tenere il prezzo e usare il margine in più per fare pubblicità e prenderti i clienti. Oppure può scendere a 250 euro, e a quel punto tu sei fuori mercato.
La guerra dei prezzi con l'intelligenza artificiale o la vinci o la perdi. Non c'è una terza strada.
— Alessandro Milan, MediaLab
Il tempo risparmiato si può anche spendere per lavorare meglio. Se una macchina fa le parti ripetitive, tu e il tuo team avete più ore per quello che il cliente nota davvero.
Passo 1: il second brain, cioè il contesto della tua azienda
Ogni volta che apri ChatGPT o Claude, l’assistente riparte quasi da zero. Ha qualche memoria su di te, ma non conosce i tuoi processi, i tuoi clienti, i tuoi prezzi e le scelte che hai già fatto. Così le risposte sono generiche: «se hai questo puoi fare quello, altrimenti compra quest’altro».
Il second brain risolve il problema. È una cartella di documenti in cui scrivi tutto quello che riguarda l’azienda:
- processi e procedure, passo per passo;
- clienti, contratti e servizi venduti;
- strumenti e software che usi;
- decisioni prese e perché.
L’intelligenza artificiale lo legge prima di rispondere. Io ci sono arrivato tardi, pensavo fosse una perdita di tempo. Da quando l’ho fatto lavoro molto più veloce, perché parlo con un assistente che conosce l’agenzia meglio di qualsiasi collaboratore.
Un esempio. Gli ho chiesto idee per i video del canale YouTube: me ne ha date 25 e andavano bene quasi tutte, perché sapeva cosa facciamo, che clienti abbiamo e cosa ci interessa. Lo stesso con le cose tecniche: non mi risponde «se hai un server puoi…», mi dice cosa posso fare con il server che ho.
Passo 2: scrivi i processi prima di automatizzare
È la parte noiosa, ed è quella che quasi tutti saltano. Molte aziende e molte startup che conosco fanno «prima automatizzo tutto, poi vedo». Ma se non sai con precisione cosa vuoi ottenere, non puoi spiegarlo all’intelligenza artificiale, e lei ti porta da qualche parte che non serve a niente.
Funziona come un viaggio: per andare dal punto A al punto B devi sapere dov’è B. In azienda B è il risultato: il cliente servito, il post pubblicato, il preventivo inviato. Quindi scrivi il percorso:
- Arriva un cliente: cosa fai per primo?
- Di quali informazioni hai bisogno, e da chi?
- Cosa fai dopo, e dopo ancora, fino alla consegna?
Io questo lavoro l’ho fatto all’inizio dell’agenzia: dove va il cliente, cosa fa, cosa gli serve in ogni passaggio. È la base su cui oggi gira tutto il resto.
Passo 3: cosa automatizzare per primo
Dentro i processi cerca le cose che fai più di cinque volte sempre allo stesso modo. Sono le prime candidate. In un’azienda di servizi l’ordine tipico è questo:
Si parte da quello che porta via più tempo ed è più facile da affidare a una macchina, e si sale da lì.
Cosa abbiamo automatizzato noi in agenzia
Tre esempi veri, tutti partiti dallo stesso punto: il contesto scritto nel second brain.
La pubblicazione dei contenuti social. Abbiamo collegato l’intelligenza artificiale allo strumento con cui programmiamo i post. Oggi le scrivo: «carica la cartella di questo cliente, un video ogni lunedì alle 14», e lo fa. Se le chiedo di montare dieci video e caricarli su YouTube, può metterci tutta la notte: basta che non lo debba fare io o un collaboratore.
I testi dei video per i social. È stato il più difficile. Ci siamo riusciti solo dopo aver scritto con precisione cosa vogliamo e come deve suonare un testo per ogni cliente. Prima ancora, serviva il contesto di ogni cliente.
Le idee per le immagini di copertura. Al posto di generare immagini a caso, abbiamo un progetto in cui diamo un video: l’intelligenza artificiale lo trascrive e propone quali immagini inserire, punto per punto.
Lo stesso metodo lo portiamo ai clienti, sui loro contatti:
Carmelina Cookies: nuovi clienti B2B ogni mese
Pubblicità rivolta solo ai buyer, un CRM per le trattative e follow-up automatici su WhatsApp ed email: campioni, promemoria, riordini. Risultato: nuovi clienti B2B ogni mese, senza una telefonata a freddo.
Prima si ottimizza, poi si automatizza
Quando hai il processo scritto e il second brain pronto, chiedi all’intelligenza artificiale come automatizzare un passaggio. Ti darà diverse strade. Ne provi una: va male. Ne provi una seconda: va male. La terza va un po’ meglio, la correggi, e solo quando funziona la lasci andare da sola.
Non tutto va automatizzato. Se esageri, la qualità di quello che arriva al cliente scende. Noi affidiamo alla macchina solo quello che fa bene quanto una persona, e il controllo finale resta a noi.
C’è anche un tema di regole. Dal 2 febbraio 2025 l’AI Act europeo chiede a chi usa l’intelligenza artificiale in azienda di fare in modo che le persone che la usano la conoscano abbastanza [2]. Scrivere i processi e far lavorare il team con lo stesso second brain va già in quella direzione.
Se ti stai chiedendo quale assistente scegliere, ne abbiamo parlato in Claude o ChatGPT. E se vuoi capire dove l’intelligenza artificiale rende di più nel marketing, parti dal funnel di marketing: è il processo su cui l’abbiamo applicata per primo.
Fonti
[1] Istat, Imprese e ICT – Anno 2025, 15 dicembre 2025. — istat.it
[2] Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act), articolo 4, Alfabetizzazione in materia di IA. — artificialintelligenceact.eu
Esperienza diretta. Gli esempi dell’agenzia (second brain, pubblicazione dei contenuti, testi e immagini) li racconta Alessandro nel video. Il conto dei 1.000 e dei 250 euro è un esempio, non il prezzo di un cliente. I risultati di Carmelina Cookies sono quelli del caso studio.
